Conseils utiles

Correspondance d'affaires par courriel

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Imaginez un instant que votre être cher aille loin et vous le verrez bientôt. Mais le développement moderne de l'humanité offre de nombreuses façons de communiquer et de rester en contact. En plus du téléphone, il y a aussi des lettres. Courrier ordinaire et électronique. Lesquels sont meilleurs?

Eh bien, si vous et votre destinataire potentiel n'avez pas Internet à portée de main, la question disparaît d'elle-même. Mais s'il y a une telle opportunité? Bien sûr, le courrier électronique est beaucoup plus pratique et rapide, mais il est agréable de garder à la main les pages écrites par votre chère personne.

"Électronique" des lettres c'est sans aucun doute un nouveau niveau de communication. Mais après la vitesse, certains avantages des lettres sont perdus. 90% des services de courrier électronique ne me permettent pas de m'exprimer dans le choix du papier, de la couleur et de l'écriture manuscrite. Seuls quelques-uns, et plus récemment, ont fourni à l’utilisateur un vaste choix de «papiers» - arrière-plan, couleur des lettres et polices. Mais quand même ...

Personnellement, je suis heureux de recevoir des lettres dans une boîte aux lettres classique, il est agréable de tenir une enveloppe régulière dans mes mains. Et même parfois, c’est bien qu’il ait fallu du temps pour l’envoyer. Après tout, la vitesse n’est pas toujours bonne.

Pourtant, quelque chose est perdu dans les courriels ... l'art d'écrire des lettres est perdu ... La signature est ajoutée automatiquement ... il y a peu de place pour l'individualité ... il y a peu de place pour l'âme.

Non, bien sûr, il y a une âme, mais néanmoins, un ensemble de caractères sur le clavier et l'écriture manuscrite sont deux choses différentes. Et leur énergie est différente. En écrivant à la main, les psychologues professionnels peuvent déterminer non seulement l'humeur d'une personne au moment de la rédaction, mais aussi des problèmes internes, peut constituer une image psychologique d'une personne.

Il y avait un ensemble étiquette d'écriture. Selon le statut et la position du destinataire, le motif de la lettre et les relations personnelles entre les personnes. Une adresse ou même un papier choisi de manière incorrecte risquerait de nuire grandement à l'attitude du destinataire à l'égard de l'auteur de la lettre et de conclure que celui-ci était sans éducation. Vous devez admettre que ces subtilités sont perdues dans le courrier électronique et dans la culture de l'écriture en général. Vous pouvez comparer la manière dont les lettres ont été écrites par nos parents et nos grands-mères et comment cela se fait maintenant. Sans parler du fait qu'il est généralement impossible de comparer des exemples contemporains du genre épistolaire avec ceux de l'époque d'Alexandre Pouchkine.

Maintenant, le maximum consiste à étudier les règles de l'étiquette commerciale dans les lettres commerciales. Et puis - c'est maintenant minime. De grandes libertés et simplifications sont autorisées dans la correspondance électronique entre partenaires commerciaux. Et les lettres sont limitées à la remise des contrats originaux par messagerie.

Ce qui est triste, c’est que les gens, désireux d’accélérer le processus, se privent, ainsi que le destinataire, de telles bagatelles agréables qui ne peuvent être accomplies qu’avec une lettre écrite personnellement. La course à la vitesse ne nous permet pas de nous arrêter et de prendre une profonde respiration. Nos ancêtres, qui vivent dans ce monde sont beaucoup plus petits que les habitants moyens de la planète Terre, ont eu beaucoup plus de temps libre que nous. Tout cela est incroyable. Courir comme dans un cercle vicieux.

Vous souvenez-vous comment, avant que les enfants écrivent des lettres à des classes entières d'enfants de républiques fraternelles? Et puis, pendant de nombreuses années, ils ont correspondu, sont restés en contact. Mais en fait, qu'est-ce qui les connectait? Juste des lettres. Et ils sont venus se rendre visite, puis ils étaient amis de familles. Et maintenant, vous allez répondre à une lettre d'un inconnu d'un autre pays, que le facteur a mis dans votre boîte aux lettres? Très probablement, vous pensez que c'est soit une blague stupide, soit une arnaque. En général, il est peu probable que vous répondiez. Quel dommage.

Écrire des lettres les uns aux autres! Pensez à un vieil ami d’enfance qui est allé vivre dans un autre pays! Prenez le temps d'abord pour vous-même!

Lors de la composition des emails, tous les champs fournis doivent être complétés

Les règles de la correspondance commerciale par courrier électronique obligent l'expéditeur de la lettre à remplir tous les champs prévus dans le courrier électronique, tels que l'adresse et le nom du destinataire et de l'expéditeur de la lettre. Assurez-vous de décrire le sujet, qui décrit brièvement l’essence de la lettre envoyée. Très souvent, le destin de la lettre envoyée et la rapidité avec laquelle il résout le problème décrit dépendent du sujet décrit correctement. Un courriel professionnel doit commencer par une salutation - il s’agit d’une simple expression de respect pour le destinataire, qui est très important dans la correspondance. Après la salutation, le texte appelé "corps de la lettre" devrait suivre et, à la fin, une signature est laissée, par exemple, "Cordialement, Brisov Pyotr Ivanovich."

Salutation dans la correspondance commerciale

À ce stade, il est utile de focaliser davantage votre attention, car un geste de respect est très important dans tous les aspects de la communication d’entreprise. La meilleure phrase de bienvenue est "bon après-midi" ou "bonjour". La correspondance commerciale par courrier électronique limite les expéditeurs dans l'utilisation des expressions «bonsoir» ou «bonjour», car le destinataire peut lire la lettre beaucoup plus tard que son accusé de réception. Il est également incorrect d'utiliser les expressions familières utilisées dans la communication informelle dans un message d'accueil.

Après les salutations par mot ou par expression, vous devez contacter le destinataire par son nom et son prénom. Si le nom est inconnu de l'expéditeur, vous pouvez ignorer ce moment. Après le discours de bienvenue, vous pouvez indiquer le but de la lettre.

Fichiers joints dans la correspondance commerciale par courrier électronique

Si le but principal de la lettre n'est pas seulement une narration écrite et une déclaration de l'essence du problème, mais également l'envoi du fichier, il est préférable de joindre l'objet transféré en premier lieu. Il arrive souvent que de nombreux expéditeurs, en raison de leur inattention, après avoir énoncé l'essence du problème dans le texte de la lettre, oublient de joindre la pièce jointe nécessaire. Une telle négligence peut nuire à la réputation de l'expéditeur de la lettre commerciale.

L'adresse email doit être reconnaissable et concise

Les règles de la correspondance commerciale par courrier électronique obligent l'expéditeur à disposer d'un nom électronique reconnaissable, qui doit contenir des informations véridiques sur le nom de l'expéditeur. Les lettres officielles et les appels ne paraissent pas très concis et ridicules lorsque des expressions ou des mots informels sont indiqués dans l'adresse électronique, par exemple l'adresse électronique limon_petya. Cela semble très solide pour un adulte. Pour la correspondance commerciale, il est préférable de créer un courrier électronique séparé et d'observer l'étiquette de la correspondance commerciale par courrier électronique.

Utilisation de la fonction Réponse rapide (Réponse) pour répondre aux lettres précédemment reçues

La fonction Répondre ou Répondre (sous une forme abrégée, il ressemble à Re :) aide l'utilisateur à répondre rapidement aux messages précédemment envoyés de l'expéditeur. Cette fonction a également la capacité universelle de lire la correspondance précédente avec l’interlocuteur sur un sujet donné. Mais les règles de la correspondance commerciale par courrier électronique obligent l'expéditeur à renommer l'objet de la lettre commerciale si, au cours de la correspondance, le contenu de la discussion est modifié.

Avant d'envoyer une lettre commerciale, une correction d'orthographe et une ponctuation doivent être effectuées.

Le courrier électronique simplifie l'échange d'informations, mais lors de la correspondance commerciale, ne négligez pas les règles de la langue russe, car une faute imprudente peut affecter l'autorité de l'expéditeur. Avant d'envoyer une lettre, vous devez revoir le texte plusieurs fois et vérifier soigneusement la présence éventuelle d'erreurs de bureau et de ponctuation. De nombreux clients de messagerie ont une fonction de vérification orthographique. Vous devez donc faire attention aux mots soulignés par une ligne rouge. Si vous avez des doutes sur l'orthographe, vous devriez demander de l'aide sur Internet ou vérifier l'orthographe à l'aide d'un dictionnaire orthographique.

Le champ du destinataire doit être rempli en dernier

Pour éviter d’envoyer des lettres inachevées ou non éditées, vous devez entrer l’adresse du destinataire de la lettre commerciale au dernier moment avant de l’envoyer. Cette règle est également incluse dans les bases des communications par courrier électronique professionnel. Il arrive que, lorsque vous remplissez le champ du destinataire, le courrier électronique puisse proposer une liste des destinataires précédemment utilisés. Ici, vous devez également faire attention à ne pas envoyer par erreur une lettre commerciale à un tiers destinataire.

Structurer une lettre d'affaires

Les règles relatives à la structuration du texte s'appliquent non seulement aux supports papier, mais également aux règles de correspondance commerciale par courrier électronique. Il n’est pas toujours pratique que le destinataire lise de grandes quantités de texte sur l’écran. Pour simplifier ce point, vous devez scinder le texte en petits paragraphes logiquement formés et éviter les phrases compliquées lors de la rédaction du texte de lettres commerciales. La longueur optimale d'une phrase dans une lettre professionnelle ne doit pas dépasser quinze mots.

L'essence de la lettre commerciale doit être définie sur le fond

Outre le sujet spécifié dans la lettre commerciale, le destinataire doit également être intéressé par les première et deuxième phrases clairement formulées du texte principal. La tâche de l'expéditeur est d'indiquer au début de la lettre l'essence du problème ou de la question à laquelle il s'adresse au destinataire. La première phrase doit indiquer le but pour lequel la lettre commerciale est envoyée. Exemple: «Nous vous informons que les termes de l'obligation au titre du contrat n ° 45 du 2 janvier 2017« sur la fourniture de matériaux en vrac »arrivent à expiration. Pour renouveler le contrat, vous devez soumettre un lot de documents répété. ” Grâce à l'objectif défini, le destinataire a la possibilité d'approfondir l'idée principale d'une lettre commerciale. Si le texte de la lettre est trop volumineux, il est préférable d'utiliser la fonction de pièce jointe de l'objet en tant que pièce jointe sous la forme d'un document texte, tout en laissant un essai d'accompagnement qui couvre la lettre commerciale avec le champ de texte. Exemple: «Nous vous envoyons pour examen une copie électronique de la lettre de la société« Mak-Stroy ». Nous vous demandons d’informer de votre décision sur la prolongation du contrat n ° 45 du 2 janvier 2017 «relatif à la fourniture de matériaux en vrac» au plus tard à la date limite indiquée dans la lettre. »

Chaque email professionnel doit recevoir une réponse.

Il existe des exemples négatifs de correspondance commerciale dans lesquels le destinataire ignore la lettre commerciale pour une raison quelconque. Parfois, il peut parfois arriver que la réponse ne soit pas donnée en raison de certaines situations, par exemple, le terme pour résoudre le problème peut prendre plusieurs jours ou le destinataire est en pensée et ne peut pas répondre immédiatement à la question. Dans ce cas, un bref commentaire doit être donné à ce sujet, par exemple, «Bonjour, Petr Ivanovich. J'ai reçu votre lettre, mais aujourd'hui, il m'est difficile de répondre car je devrais consulter la haute direction. Je signalerai votre problème au PDG de notre société et vous donnerai une réponse officielle d’ici la fin de la semaine. Respectueusement, Ivan G. Belov, directeur des ventes. "

Il convient de rappeler que si la réponse n’est pas donnée dans un délai de trois jours ouvrables, le fait que le destinataire d’une lettre commerciale reste silencieux peut être considéré comme une ignorance et un refus de communiquer avec l’expéditeur.

Lors de la préparation des réponses, les lettres doivent répondre à toutes les questions posées.

Si la lettre envoyée au destinataire est interrogative, vous devez donner, lors de la compilation de la lettre, les réponses aux questions dans l'ordre indiqué dans le texte reçu de la lettre commerciale. Si des questions ont été posées, l'expéditeur espère recevoir des réponses spécifiques. Lors de la rédaction d'une lettre, les réponses ne doivent pas être numérotées, il vous suffit d'indiquer la pensée dans l'ordre. Afin de répondre à toutes les questions posées, vous devez tout d'abord relire à plusieurs reprises la lettre commerciale reçue. S'il y a trop de questions, il est préférable de les écrire séparément pour ne pas les manquer. S'il est impossible de répondre à certaines des questions posées, il convient de souligner que pour le moment, pour une raison quelconque, la réponse ne peut pas être donnée.

Ne pas abuser des abréviations, de la conception émotionnelle et des lettres majuscules

Il existe des exemples négatifs de correspondance commerciale lorsque les expéditeurs la diluent en utilisant des signes informels sous forme de sourires. Leur utilisation est populaire lors de la communication sur les réseaux sociaux. Toutefois, les règles de la correspondance commerciale ne permettent pas de telles manifestations d’émotions, car le destinataire peut ne pas connaître leur véritable sens et les prendre pour un ensemble incompréhensible d’erreurs de ponctuation.

En outre, vous devez refuser d'écrire le texte en majuscules. Sur Internet, un ensemble de mots écrits en majuscules est appelé "phrases flashy" et le plus souvent, ces phrases portent une couleur négative. Lors de la lecture d'une lettre commerciale électronique, le destinataire peut considérer une telle police de manière négative, ce qui affectera négativement la perception du sens. Si vous devez souligner l’importance d’un moment dans une lettre professionnelle, il est préférable d’utiliser des phrases d’introduction, par exemple, «Veuillez noter que vous devez fournir un ensemble de documents pour prolonger le contrat au plus tard le 02/10/2017» ou «Veuillez noter que les documents L'extension du contrat doit être soumise avant le 02/10/2017. ”

Ne transférez pas d'informations sensibles par courrier électronique

Pour le transfert d'informations personnelles ou confidentielles, il est préférable de refuser les boîtes aux lettres électroniques, car les cybercriminels risquent d'intercepter des informations à des fins personnelles. Ces informations peuvent inclure: numéros de téléphone, mots de passe de cartes bancaires, comptes bancaires personnels, etc. Il est important de se rappeler que les informations sont stockées sur le serveur de l'agent de messagerie et peuvent être volées en cas de piratage.

La signature de l'expéditeur doit figurer à la fin de la lettre.

Comme mentionné précédemment, chaque lettre envoyée doit contenir une signature spécifique. Les développeurs de boîtes aux lettres introduisent souvent la fonction du bloc de signature, dans laquelle vous pouvez entrer vos données sur la position, le nom et le numéro de téléphone du contact. Par la suite, ce bloc sera automatiquement affiché à la fin de chaque lettre, ce qui simplifiera la saisie. Il est important de signer correctement le message afin que le destinataire puisse correctement contacter l'expéditeur lorsqu'il répond à la lettre. Voici un exemple de signature: «Cordialement, Chef des ventes Petrov Nikolay Alexandrovich, +79810000000».

En tirant des conclusions, il est à noter que pour comprendre comment gérer une correspondance commerciale par courrier électronique, vous n'avez pas besoin d'apprendre des bases supplémentaires et complexes. Il suffit de respecter les règles élémentaires d’étiquette et de se conformer aux normes de la langue russe.

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