Conseils utiles

Caractéristiques de l'organisation de la conférence

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La conférence vous permet de rassembler des personnes représentant un groupe ou une communauté en particulier pour discuter de sujets d’intérêt et échanger des expériences.

L’organisation de la conférence est généralement assurée par une personne ou une agence dédiée, dont les tâches incluent l’organisation professionnelle de la conférence, qui doit répondre aux exigences et aux objectifs de la conférence planifiée.

Le format d’un tel événement en tant que conférence n’est pas une nouveauté dans le monde moderne: des événements similaires ont eu lieu bien avant notre époque. Auparavant, seuls les nobles urbains, les philosophes et les scientifiques pouvaient participer à de tels événements. Désormais, tout le monde peut prendre part à la conférence en tant que spectateur ou orateur.

Préparation de la conférence

Une fois le sujet de la conférence défini et le public cible connu, vous devez aborder le processus de préparation de l'événement. Ce processus peut durer de plusieurs mois à un an, selon l’ampleur de la manifestation et la complexité du sujet. Par exemple, si vous envisagez d'organiser une conférence scientifique, vous devez comprendre que les orateurs devront préparer une documentation scientifique exhaustive et qu'il est même possible de mener une sorte de recherche scientifique dont les résultats seront rapportés lors de la conférence.


L’organisation professionnelle de la conférence requiert de la part de l’organisateur une expérience et une excellente connaissance du secteur dans l’organisation de ce type d’événements, car toute erreur peut gâcher l’événement et coûte très cher. En effet, beaucoup d’événements vont à de tels événements et il vaut mieux ne pas décevoir un tel nombre de personnes, car très rapidement, la réputation peut être sapée à la fois par l’organisateur de la manifestation et les intervenants.

Alors, comment organiser professionnellement une conférence?

Développement du programme de la conférence

Le développement du programme de la conférence comprend une étude détaillée du programme pour chaque jour de la conférence, ainsi que la sélection des participants. Conformément au thème de la conférence, la composition des orateurs est déterminée, les moyens d'établir une communication avec chacun des participants sont déterminés et les conditions de participation à la conférence leur sont communiquées. Gardez à l'esprit que préparer une conférence pour un orateur est une perte de temps. Vous devez donc penser à l'avance des avantages que l'orateur retirera de la conférence. L'avantage peut être matériel ou d'un autre type. Si votre conférence est dans un format non commercial, dans ce cas, vous devez fournir un maximum d’informations à chaque orateur pendant la préparation de la conférence, ainsi qu’après la conférence.

Une étude détaillée du programme de chaque jour de la conférence comprend:

  • élaboration du calendrier des jours de conférence - que se passe-t-il à chaque période de temps,
  • fixer l'heure de chaque orateur à parler et préparer une brochure pour chaque participant à la conférence,
  • inclusion obligatoire des pauses, communication entre les participants et collations. Si la conférence dure toute la journée, vous devez prendre soin de fournir de la nourriture à tous les participants à la conférence: pauses café, déjeuner.

Développement d'un plan de promotion de la conférence

L’élaboration d’un plan de promotion de la conférence devrait être confiée à un spécialiste du marketing chargé d’informer le public cible de la conférence prévue. Si la conférence est de grande envergure, vous devez faire appel au soutien des médias. Vous pouvez y connecter un responsable des relations publiques.

Le responsable du marketing doit réfléchir à une stratégie de promotion de l'événement de manière à attirer le plus grand nombre de personnes possible du groupe cible.

Lors de la promotion de la conférence, vous pouvez associer des méthodes de marketing standard - outils de marketing hors connexion et outils de marketing Internet. Lorsque vous utilisez des outils de marketing Internet, vous pouvez cibler le public cible avec beaucoup plus de précision, ce qui peut réduire considérablement les coûts publicitaires.

Si la participation à la conférence est payée, vous pouvez alors pré-vendre des billets pour la participation. Par exemple, vous pouvez déclarer un rabais pour le paiement intégral de la participation à la conférence avant une certaine date. Les remises peuvent être gérées de telle manière que, plus on se rapproche de la date de l'événement, plus le rabais diminue - cela aidera à vendre une grande partie des billets bien avant le jour de la conférence.

Organisation technique

L’organisation technique de la conférence est presque le point le plus décisif, car sans un support technique professionnel pour la manifestation, le succès est peu probable.

Ce qui est inclus dedans:

  • sélection du site pour la conférence. Ici, vous devez être guidé par le nombre prévu de participants, ce qui est très, très important. Chaque participant à la conférence doit être à l'aise et assis confortablement, regarder et écouter. Par conséquent, vous devez bien calculer vos capacités,
  • restauration à la conférence. Lors de la planification de chaque jour de la conférence, il convient de prêter une attention particulière aux pauses-repas - pauses-café, déjeuners ou même dîners. Pour ce faire, il convient de souligner une salle spéciale dans laquelle des tables avec des aliments seront préparées à l'avance, ainsi que des serveurs pour servir des boissons. Bien entendu, pour organiser le déjeuner, le bâtiment doit comporter une salle à manger ou un café où des repas chauds seront organisés. Pour que chaque participant puisse entrer dans la salle à manger, vous devez préparer des coupons alimentaires personnalisés qui sont émis lors de votre inscription à la conférence.
  • équipement technique pour la conférence. Dans ce cas, il est utile de contacter une société spécialisée dans la location de matériel pour des événements professionnels.

Quel équipement est nécessaire:

Rentforall vous permet de commander une solution de location pour l'organisation d'une conférence à Moscou, qui vous permet de fournir un son et une lumière professionnels lors de l'événement.

  • document à distribuer. Il peut inclure des brochures avec le programme de la conférence, des supports visuels, un cahier pour écrire avec un stylo, un dépliant, ainsi que du matériel publicitaire pour les sponsors de la conférence. Tous les documents doivent être de bonne qualité et regroupés dans un style de conférence unique.

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